Ô số 1. Ghi tên giao dịch của nhà xuất khẩu, địa chỉ, tên Nước thành viên xuất khẩu

Nhà xuất khẩu tại ô này có 2 điểm người ta thường nhầm lẫn, dẫn tới làm CO bị sai.

Thứ nhất, nhầm lẫn nhà xuất khẩu khi C/O form E có hóa đơn của bên thứ 3

Thứ hai, nhầm lẫn khi làm CO form E ủy quyền – đây là trường hợp hay bị nhầm lẫn dẫn tới CO form E bị bác.

Thông thường bên Trung Quốc thì những nhà sản xuất nhỏ, người ta thường không quan tâm đến việc CO form E, người ta bán hàng tại xưởng người mua nhận hàng và “thích làm gì thì làm” hoặc công ty sản xuất không thể xin C/O form E. Dẫn tới một vấn đề là các đơn vị dịch vụ XNK dùng một công ty thương mại bên TQ đứng ra để xin giùm CO form E và thể hiện tại ô số 7 là Manufacturer. Nghe qua thì CO form E rất hợp lý, nhà xuất (người bán hàng, nhà máy) không thể xin được C/O form E thì sử dụng một công ty khác để xin giùm form E.

Trường hợp này được hải quan chấp nhận khi và chỉ khi hai công ty ở ô số 1 và ô số 7 có quan hệ với nhau (ví dụ: Nhà máy sản xuất và văn phòng đại diện)

Ô số 2: Ghi tên người nhận hàng, địa chỉ, tên Nước thành viên nhập khẩu.

Mục này không cần bàn, chủ yếu là sai chính tả trong mục này, nên khi kiểm tra thì chú ý đến chính tả.

Ô số 3: Ngày khởi hành, tên phương tiện vận tải (nếu gửi hàng bằng máy bay thì ghi “By air”, nếu gửi bằng đường biển thì ghi tên tàu) và tên cảng bốc dỡ hàng.

Tại ô này cũng thường xuyên xảy ra rất nhiều lỗi dẫn tới CO không được chấp nhận mà quý vị cần lưu ý như sau:

Thứ nhất, “Departure date” – ngày khởi hành: Thông tin ngày tàu chạy (ngày bay) được ghi rõ lên trên vận đơn (bill of lading), hai điểm thường bị gặp phải gồm:

• Nhầm ngày khởi hành với ngày cấp vận đơn: Trên vận đơn sẽ có hai ngày thể hiện trên vận đơn đó ngày cấp vận đơn, thông thường hai ngày này sẽ trung nhau, trong trường hợp bị “delay” hoặc nhà vận chuyển sử cấp bill trước ngày tàu chạy, thì hai ngày này sẽ khác nhau, khi làm C/O form E không để ý sẽ bị nhầm lẫn giữa hai ngày này.
• CO được cấp trước ngày khởi hành, thông thường những lô hàng gấp thì nhà xuất khẩu thường dùng bill chưa “final” để làm C/O . Cũng trong trường hợp tàu bị “delay” dẫn tới đơn vị vận tải cập nhật ngày tàu chạy mới trên vận đơn và dĩ nhiên là đã có sự khác biệt giữa hai chứng từ là C/O form E và vận đơn. (thường gặp trong vận tải “by sea”).

Đối với hai lỗi trên thì trong trường hợp tàu delay thì có thể làm công văn xác nhận về việc tàu khởi hành trễ và giải trình với phía hải quan để được xem xét tính hợp lệ của CO.

Thứ hai, “ vessel’s name / Aircraft etc:” – Tên tàu và số chuyến: Có những trường hợp rất hay gặp phải dẫn tới CO bị bác như sau:

• Tàu chuyển tải: Đây là trường hợp mà tên tàu trên form E và vận đơn sẽ khác với tên tàu và số chuyến trên thông báo hàng đến ( Arrival Noted). Đối với trường hợp này thì có hai phương án để xử lý (đây cũng là thói quen của Miền Bắc và Miền Nam):

Cách xử lý ngoài Hải Phòng: Khai tên tàu và số chuyến trên thông báo hàng đến, sau đó yêu cầu nhà vận tải đóng dấu “correct” lên trên vận đơn và sửa bằng tay tên tàu và số chuyến mới

Cách xử lý của Đà Nẵng và Hồ Chí Minh: Khai trên tờ khai tên tàu và số chuyến trên vận đơn, không quan tâm đến tên tàu chuyển tải. Nếu cẩn thận có thể thêm vào ghi chú tàu chuyển tải.

• Số chuyến tàu thay đổi theo cách khai thác của nhà vận tải: Hiện tại trên thị trường vận tải có hãng vận tại CMA (CNC, CMA, APL). Đây là hãng tàu mà có số chuyến tàu khởi hành sẽ khác với số chuyến tàu cập, trong khi tên tàu không thay đổi. Trong thông báo hàng đến của hãng tàu này thường có để thêm ghi chú về tên tàu và số chuyến tại cảng cập. Hiểu nôm na là một con tàu có hai số chuyến.

Đối với trường hợp này thì cách xử lý cũng giống như phía trên, cũng có hai phong cách ứng xử như phía trên.

Thứ 3, “ Route form …. to …. by sea/air” – Tuyến vận tải và hình thức vận tải: Tuyến vận tải và hình thức vận tải này là ám chỉ tuyến vận tải chính trong vận tải đa phương thức. (hiểu nôm na là hình thức vận tải từ cửa khẩu xuất tại nước xuất đến cửa khẩu nhập tại nước nhập).

Thông thường mặc định tuyến vận tải phải từ cửa khẩu (cảng hoặc sân bay) của nước xuất khẩu tại ô số 1 đến cửa khẩu của nước nhập khẩu tại ô số 2. (Hiểu nôm na là thông tin port of loading và port of discharge trên vận đơn).

Tuy nhiên, trong một số trường hợp mà nơi tàu khởi hành hoặc sân bay nó lại không thuộc nước xuất khẩu và nước nhập khẩu. Ví dụ điển hình nhất mà nhiều người hay gặp phải chính hàng hàng vận chuyển bộ từ Trung Quốc đại lục ra đến Hongkong, sau đó, hàng mới được vận chuyển về Việt Nam. Trường hợp này rất nhiều người mắc phải vì khi làm CO thì thông tin được lấy theo vận đơn, vận đơn thì thể hiện cảng xếp, cảng dỡ dẫn tới là địa điểm xuất phát của phương tiện không thuộc nước cấp C/O form E.

Trong trường hợp kể trên, thông thường người ta sẽ ghi một câu tiếng anh vào “ Cargo are transported from Guangzhou to Hong Kong by truck …from Hong Kong to Vietnam by sea” hoặc các câu tương tự có đại lý là “ hàng được vận chuyển từ Trung Quốc đại lục đến Hongkong”. Thì trường hợp này CO được chấp nhận.

Ô số 4: Dành cho cơ quan chức năng

Trong ô này có hai thông tin đó là: Chấp nhận CO và không chấp nhận CO

Đối với trường hợp không chấp nhận C/O form E thì cán bộ hải quan phải thêm lý do từ chối CO là gì và ghi vào mục này.

Ô số 5: Số thứ tự các mặt hàng

Hiểu đúng hơn là số thứ tự các dòng hàng, mỗi tờ CO form E thì tối đa thể hiện được 20 dòng hàng trên một tờ CO. Vì thế khi làm C/O form E cần lưu ý, nếu có thể gộp được các mặt lại với nhau thì nên gộp để tránh tình trạng đầy các dòng. 

Để gộp được các dòng hàng lại với nhau phải thỏa mãn đồng thời những yếu tố sau:

• Có chung mã hs
• Tên hàng giống nhau (ví dụ: các loại ghế)

Ô số 6: Ký hiệu, số kiện hàng.

Ký mã hiệu trên hàng hóa, đây là nơi thể hiện thông tin nhãn mác được dán lên trên hàng hóa. Thông tin này thường được lấy từ phần shipping mark trên vận đơn để điền vào ô này, trên vận đơn thể hiện thế nào thì thể hiện tại ô này như vậy.

Ví dụ: No.1 //  Made in China ; N/M

Nhưng có một lưu ý rất quan trọng đó là trên phần này có thể ghi là N/M (Non mark), nhưng trên hàng hóa thì phải có dán mark nêu rõ nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, được quy định rõ tại điều 10 của nghị định 43/2017/NĐ-CP ngày 14/04/2017.

Tối thiểu thì trên hàng hóa phải dán mark  “Made in China” lên hàng hóa

Ô số 7: Số kiện hàng, loại kiện hàng, mô tả hàng hóa (bao gồm số lượng và mã HS ở cấp độ 6 số).

Đây là lỗi dễ mắc phải trên C/O form E và dẫn tới bị bác C/O, các thông tin chính cần thể hiện trên ô này gồm;

• Tên hàng hóa: Tốt nhất là thể hiện giống tên hàng trên invoice hoặc nếu là một danh từ chung đại diện cho hàng hóa trên invoice thì tốt nhất thể hiện tên hàng giống như trên vận đơn, và tên hàng phải giống hoặc gần giống với tên hàng trên invoice.

ví dụ: Bộ phận của ghế (Part of chair), trên invoice sẽ thể hiện (leg of chair, seat of chair, backrest of chair …) có chữ chair là chung.

• Số HS: Tối thiểu phải thể hiện được 6 chữ số đầu trong số HS, số hs của hàng hóa thì 6 số đầu là giống nhau trên toàn thế giới.

Đối với mã hs có một điểm cần lưu ý đó chính là có sự khác biệt giữa mã hs nước xuất và nước nhập. Trong trường hợp này C/O vẫn được chấp nhận với điều kiện, tên hàng trên C/O phù hợp với tên hàng được mô tả trên tờ khai và giống với hàng hóa thực tế được nhập khẩu về. Mã hs có sự khác biệt không phải là lỗi dễ mắc phải trên C/O form E.

• Số kiện hàng: Số kiện hàng ở trên C/O là cho số lượng kiện được xin C/O , chứ không phải là số lượng kiện hàng trên vận đơn (có thể hai số này bằng nhau trong trường hợp toàn bộ số hàng đều xin được C/O). Đây là điểm cực kỳ quan trọng, rất nhiều người cứ bê nguyên số lượng kiện hàng trên vận đơn vào ℅ nhưng trong khi đó chỉ xin được ℅ cho một phần hàng hóa. Số lượng kiện hàng được thể hiện bằng số và bằng chữ.
• Bên thứ 3 trong trường hợp hóa đơn ba bên, phải ghi rõ tên công ty và tên nước của bên thứ 3. Điểm thường mắc phải đó chính là tên nước của bên thứ ba không được ghi vào, nhiều người khi thể hiện địa chỉ của công ty chỉ thể hiện đến tên thành phố hoặc tỉnh nhưng không thể hiện tên nước, cần đặc biệt lưu ý điểm này.

Ô số 8: Ghi tiêu chí xuất xứ của hàng hóa.

Có 5 hình thức thể hiện về tiêu chí xuất xứ tại ô số 8, mỗi hình thức được quy định theo từng mục cụ thể tại phụ lục 3, thông tư 12/2019/TT-BCT ngày 30/07/2019.

• WO: Xuất xứ thuần được thể hiện khi toàn bộ nguyên liệu tạo nên sản phẩm đó đều ở nước cấp C/O (cây trồng; vật nuôi;sản phẩm từ cây trồng,vật nuôi; khoáng sản; động thực vật tự nhiên tại nước đó; sản phẩm được sản xuất từ phế liệu, phế thải của nước đó; thủy sản được chế biến trên tàu mang quốc tịch hoặc treo cờ của nước đó).
• PE: Tiêu chí này được thể hiện khi nguyên liệu để tạo nên sản phẩm được lấy từ một hay nhiều nước thành viên trong khối ACFTA. 

Ví dụ: Sản xuất áo ( Vải từ TQ, chỉ từ singapore)

• XX% – Hàm lượng giá trị khu vực (RCV): Đây là thông số thể hiện có bao nhiêu phần trăm nguyên liệu có xuất xứ trong khu vực ACFTA.

Ví dụ: Tổng trị giá FOB của invoice 15000USD, nguyên liệu không chứng minh được xuất xứ (không có hóa đơn đầu vào, hoặc hàng nhập khẩu từ một nước ngoài khối ACFTA) là 9000 USD. Vậy RCV = (15000-9000)/15000 = 0.4 = 40%.

Nếu chỉ số RCV < 40%, thì C/O sẽ không được chấp nhận.

• CTH: Chuyển đổi mã hs ở cấp độ 4 số. Hiểu nôm na là việc chuyển đổi hs code giữa nguyên liệu sang thành phẩm.  Xem hướng dẫn áp tiêu chi này ở Phụ lục I thông tư 12/2019/TT-BCT ngày 30/07/2019.
• PSR: Hàng hóa đáp ứng Quy tắc cụ thể mặt hàng theo quy định Phụ lục I thông tư 12/2019/TT-BCT ngày 30/07/2019.

Về các tiêu chí thể hiện tiêu chí nào cũng được hải quan hàng nhập chấp nhận C/O , ngoại trừ tiêu chí RCV < 40%, đây là một trong những lỗi dễ mắc phải trên C/O form E cần lưu ý khi làm C/O form E.

Mỗi tiêu chí là một cách thức thể hiện, một cách thức tính toán để xem xet cho cơ quan cấp ℅ hàng xuất có chấp nhận C/O hay không, nhưng hàng nhập thì khi đã có C/O thì buộc hải quan phải chấp nhận dù cho thể hiện tiêu chí nào đi nữa ( ngoại trừ RCV < 40% – khi nhỏ hơn 40% thì chứng tỏ C/O sẽ không được cấp ở nước xuất khẩu, nếu vẫn được cấp thì đó là cấp sai hoặc là C/O giả).

Ô số 9: Ghi trọng lượng cả bao bì hoặc trọng lượng tịnh hoặc đơn vị đo lường khác và trị giá FOB chỉ ghi trong trường hợp áp dụng tiêu chí RVC

• Định lượng hàng: Thể hiện các thông tin N.Weight hoặc G. Weight hoặc số lượng hàng. Một trong ba thông số trên là được. Đây một trong những điểm hay mắc phải và gặp sai lầm khi thể hiện thông số trên chỗ này.

• Trị giá FOB: Đây là điểm khác biệt giữa thông tư cũ và thông tư mới đó chính là không thể hiện trị giá FOB trừ tiêu chí RVC. 

Khi làm C/O thì chỉ thể hiện thông số cho những mặt hàng xin được C/O. Điểm này tương tự thông tin về số kiện hàng đã nêu ở mục ô số 7. Xin nhắc lại, đó là chỉ thể hiện N.Weight, G. Weight, số lượng hàng của những mặt hàng xin được C/O chứ không phải là thể hiện cả nguyên lô hàng như trên các chứng từ khác đã thể hiện. Đây là lỗi dễ mắc phải trên C/O form E cần phải lưu ý rất kỹ vấn đề này khi làm C/O form E.

Ô số 10: Số và ngày của hóa đơn thương mại được phát cho lô hàng nhập khẩu vào Nước thành viên nhập khẩu.

Số và ngày hóa đơn được thể hiện trong ô 10, trong một số trường hợp số hóa đơn quá dài thì sẽ xuống dòng lúc đó trong dãy số hóa đơn có thêm ký tự gạch nối ( _ ), điểm này bình thường mà không có cơ sở để khẳng định là sai số invoice.

Một C/O có thể có một hoặc nhiều số invoice, nhưng khi đã sử dụng số invoice để cấp một C/O  trước đó thì không thể cấp lại một C/O khác với cùng số invoice đã dùng.

 Thông thường người ta dùng cách để “hack” khi đã sử dụng số invoice cho một C/O rồi, nhưng khi có C/O  chính thức thì phát hiện lỗi cần muốn làm một C/O  mới mà không phải điều chỉnh thì số invoice thường được “hack” giữa số “0” và chữ “O”.

Ví dụ: DTDV1909001 => DTDV19O9001. 

Đây không phải là lỗi dễ mắc trên C/O form E, nhưng là một thủ thuật cần bỏ túi để xài lâu dài.

Ô số 11: Những thông tin về nước xuất, nước nhập, thông tin đơn vị xin C/O

• Dòng thứ nhất ghi tên nước xuất xứ của hàng hóa, nơi diễn ra công đoạn sản xuất cuối cùng ra hàng hóa;
• Dòng thứ hai ghi tên Nước thành viên nhập khẩu;
• Dòng thứ ba ghi địa điểm, ngày tháng năm đề nghị cấp C/O, họ tên, chữ ký của người ký đơn đề nghị cấp C/O.

Một điểm lưu ý cho ô số 11 đó chính là con dấu và chữ ký của đơn vị xin cấp C/O phải giống với con dấu và chữ ký và đơn vị này đã sử dụng để đăng ký với cơ quan chủ quản tại nước xuất (không phải dấu nào cũng đóng lên được, không phải ai cũng ký được).

Ô số 12: Dành cho cơ quan, tổ chức cấp C/O ghi: 

Địa điểm, ngày tháng năm cấp C/O, chữ ký và họ tên của người có thẩm quyền ký cấp C/O, con dấu của cơ quan, tổ chức cấp C/O.

Điểm lưu ý của mục này là con dấu và chữ ký của cơ quan cấp được đăng ký và cung cấp cho các nước thành viên, mẫu dấu và chữ ký được lưu hành nội bộ trong hải quan để cơ quan này có thể kiểm chứng được C/O được cấp là thật hay là giả.

Điểm lưu ý thứ hai trong ô số 12 đó chính là nơi cấp và ngày cấp: Nơi cấp là nơi mà cơ quan cấp C/O có trụ sở văn phòng, ngày cập có thể trước hoặc sau ngày tàu chạy, trong trường hợp ngày cấp sau 3 ngày tàu chạy (không tính ngày nghỉ và ngày lễ) thì phải tích vào ô C/O cấp sau, Door to Door Việt sẽ giải thích rõ tại mục ô số 13.

Việc không tích hoặc tích sai về C/O cấp sau là một trong những lỗi dễ mắc phải trên C/O form E, phải rất lưu ý về vấn đề ngày khi làm C/O form E.

Ô số 13: Những trường hợp khác nhau khi yêu cầu cấp C/O.

• Trường hợp cấp sau thì đánh dấu vào Ô “Issued Retroactively” bằng điện tử hay đánh máy với thông tin khác trên C/O mẫu E. Trường hợp không thể đánh dấu bằng điện tử hay đánh máy thì đóng dấu với dòng chữ “ISSUED RETROACTIVELY”;

Trường hợp này được quy định tại Khoản 4 điều 1 phụ lục IV Thông tư số 40/2015/TT-BCT ngày 18/11/2015.

Thời gian được tính để tích lên ô này là 3 ngày làm việc, nghĩa là sẽ được phép loại trừ nếu khoảng thời gian đó có dính phải ngày nghỉ và ngày lễ của nước cấp C/O.

Ngày nghỉ của nước ngoài thì có thứ 7 còn Việt Nam thì không tính thứ 7 chưa có một quy định nào về thứ 7 là ngày nghỉ được pháp luật công nhận, nêu khi C/O được cấp có dính ngày thứ 7 thì nên tích vào ô này tránh bị bác C/O.

Đây là lỗi dế mắc phải trên C/O form E, phải hết sức lưu tâm khi làm C/O form E.

• Trường hợp sản phẩm được gửi từ Nước thành viên xuất khẩu để tham gia triển lãm tại một Nước thành viên khác và được bán trong hoặc sau thời gian triển lãm nhằm nhập khẩu vào một Nước thành viên thì đánh dấu vào Ô “Exhibition”. Tên và địa chỉ nơi diễn ra triển lãm ghi tại Ô số 2;
• Trường hợp sản phẩm được cấp C/O giáp lưng thì đánh dấu vào Ô “Movement Certificate”. Trị giá trên Ô số 9 là trị giá hóa đơn của sản phẩm được xuất khẩu từ Nước thành viên trung gian. Trị giá trên Ô số 9 chỉ cần ghi nếu áp dụng tiêu chí RVC. Tên cơ quan, tổ chức cấp C/O mẫu E của Nước thành viên xuất khẩu đầu tiên, ngày cấp và số tham chiếu của C/O mẫu E gốc ghi tại Ô số 7;
• Trường hợp hóa đơn được phát hành bởi một nước thứ ba thì đánh dấu vào Ô “Third Party Invoicing”. Số hóa đơn được ghi tại Ô số 10. Tên và nước của công ty phát hành hóa đơn bên thứ ba ghi tại Ô số 7.

Bài viết là tổng hợp những lỗi dễ mắc phải trên C/O form E, phải cần lưu ý khi làm C/O form E và những cách phòng tránh và khắc phục. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng chia sẻ đến quý vị những lỗi được bỏ qua khi mắc phải khi làm C/O được quy định tại 6 Điều 15 Thông tư 38/2018/TT-BTC như sau:

• Lỗi chính tả hoặc đánh máy không làm thay đổi nội dung khai trên chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa;
• Khác biệt trong cách đánh dấu tại các ô trên C/O: đánh dấu bằng máy hoặc bằng tay, đánh dấu bằng “x” hay “√”;
• Khác biệt nhỏ giữa chữ ký trên chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa và chữ ký mẫu;
• Khác biệt về đơn vị đo lường trên chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa và các chứng từ khác thuộc hồ sơ hải quan (như tờ khai hải quan, hóa đơn, vận tải đơn);
• Sự khác biệt giữa khổ giấy của C/O nộp cho cơ quan hải quan với mẫu C/O theo quy định;
• Sự khác biệt về màu mực của các nội dung khai trên chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa;
• Sự khác biệt nhỏ trong mô tả hàng hóa trên chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa và các chứng từ khác;
• Sự khác biệt mã số trên chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa với mã số trên tờ khai hàng hóa nhập khẩu nhưng không làm thay đổi bản chất xuất xứ hàng hóa và hàng hóa thực tế nhập khẩu phải phù hợp với mô tả hàng hóa trên chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa;
• Các khác biệt nhỏ khác theo thỏa thuận tại Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên được Tổng cục Hải quan thông báo.”