Bước 1: Chạm vào nó một lần

Bạn có thường nhặt lấy một cái gì đó trên bàn của bạn, đọc nó và nói: “Tôi phải làm cái này nhưng ngay lúc này tôi không thể giải quyết nó”? Nếu bạn làm điều đó vài lần một ngày với một vài điều khác nhau, vào cuối năm, bạn sẽ phải dành cả tháng để đọc lại những thông tin mà bạn đã không hoàn thành. Vì vậy, nếu bạn chạm vào nó, hãy sang bước tiếp theo.

Nếu bạn muốn xem bạn có thường lãng phí thời gian hay không, mỗi khi bạn chuẩn bị làm một cái gì đó, chấm một dấu chấm đỏ trên tờ giấy. Khi bạn đã có ba chấm đỏ rồi, bạn bắt đầu cảm thấy áp lực và nó khiến bạn phải làm điều đó.

Bước 2: Lên danh sách, nhưng tập trung vào 6 điều quan trọng nhất

Mọi người thường lên danh sách từ 25 - 40 công việc mà họ phải làm. Họ tự hào rằng danh sách ấy đủ dài để làm họ bận rộn.

Trên thực tế, danh sách dài khiến bạn thật sự bận rộn nhưng không mang lại hiệu quả. Khi bạn có một danh sách dài, bạn phải tập trung năng lượng nhiều để cắt giảm danh sách hơn là làm việc.

Mỗi ngày, chọn ra 6 việc mà bạn sẽ làm việc với năng suất cao nhất để đưa vào danh sách, và hoàn thành tất cả sáu điều đó trong ngày.

Bước 3: Lên kế hoạch bạn sẽ dành bao lâu cho mỗi việc

Bạn đã bắt đầu một ngày bằng cách lên danh sách sáu điều quan trọng nhất. Điều đó mất hai hoặc ba phút. Bây giờ hãy dành một phút khác để lập kế hoạch xem bạn sẽ dành cho cho những việc đó bao nhiêu thời gian.

Những người có danh sách dài thường thấy rằng họ có thể có một ngày cực kỳ hiệu quả với chỉ sáu giờ làm việc cho sáu điều quan trọng nhất của họ. Hầu hết những người sử dụng các bước này thấy họ thực hiện được công việc quan trọng hơn trong thời gian ít hơn vì họ tập trung vào các nhiệm vụ khả thi nhất.

Bước 4: Lập kế hoạch thời gian

Bây giờ bạn đã biết phân bổ bao nhiêu thời gian cho mỗi công việc, bạn cần phải có kế hoạch khi nào bạn sẽ làm điều đó. Ngoài ra, bạn phải xây dựng thời gian theo một chế độ phản ứng.

Ví dụ, nếu công việc của bạn bị gián đoạn thường xuyên bởi những cuộc hẹn “một phút?”, hãy lên kế hoạch một thời gian cố định khi nào bạn sẽ chấp nhận những loại cuộc họp đó. Trừ khi đó là một trường hợp khẩn cấp, hãy ngăn mọi người đến bàn và làm bạn mất một phút!

Tất cả mọi thứ phải được thực hiện theo một lịch trình, kể cả thời gian cho những cuộc họp “một phút”. Lập kế hoạch thời gian là chìa khóa để quản lý thời gian.

Bước 5: Hãy đòi hỏi các kết quả

Những điều tạo ra kết quả tốt nhất nói chung là khó khăn nhất. Do đó, chúng thường bị loại ra khỏi danh sách hoặc được lên kế hoạch vào cuối ngày, làm cho chúng bị chuyển sang ngày hôm sau, và cứ thế kéo dài ra mãi.

Lên kế hoạch các nhiệm vụ quan trọng vào đầu ngày của bạn. Ví dụ, thực hiện những cuộc gọi điện khó khăn để cố gắng có được cuộc hẹn là những điều tạo ra kết quả tốt nhất. Sau khi bạn lên danh sách, hãy tự hỏi liệu các việc đó có thể cho ra các kết quả tốt nhất không.

Bước 6: Loại bỏ khỏi đầu những cái cũ để thu nhận cái mới

Không phải tất cả những thông tin bạn đã tiếp nhận đều giúp ích cho bạn. Chính vì thế, hãy loại bỏ bớt chúng để có thêm thời gian tiếp thu những thông tin, kiến thức mới. Không nên lưu giữ tất cả chúng, nó sẽ làm bạn mất thời gian và cả công sức ghi nhớ chúng.

Hãy kiên trì thực hiện 6 bước quản lý thời gian hiệu quả trên, công việc và cuộc sống của bạn sẽ thay đổi.